Jakarta - Perpustakaan Nasional (Perpusnas) melalui Direktorat Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan (DDPKP) melaksanakan rapat lanjutan penyusunan Standar Pengelolaan Koleksi Serah Simpan dengan melibatkan unit kerja lain di lingkungan Perpusnas. Rapat diselenggarakan pada 19 Oktober 2021 secara daring melalui aplikasi zoom meeting dengan menghadirkan perwakilan narasumber dari luar Perpusnas, tim penyusun standar, dan perwakilan dari Pusat Preservasi dan Alih Media Bahan Perpustakaan.

Rapat dibuka oleh Koordinator Kelompok Pengelolaan Koleksi Hasil Serah Simpan (Deposit) Tatat Kurniawati. Sebagai pembuka dan pengenalan ke Pusat Preservasi dan Alih Media Bahan Perpustakaan, Tatat menjelaskan secara umum mengenai tujuan dan isi dari Standar Pengelolaan Koleksi Serah Simpan yang sedang disusun. “Standar Pengelolaan Koleksi Serah Simpan nantinya akan menjadi acuan di Perpusnas dan Perpustakaan Provinsi guna terciptanya keseragaman pengelolaan koleksi hasil Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam. Perlu diketahui bahwa pengelolaan koleksi serah simpan terdiri dari delapan tahapan, yaitu penerimaan, pengadaan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, pendayagunaan, pelestarian, dan pengawasan,” tuturnya.

Hadir memberikan sambutan dan juga arahan Direktur Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Emyati Tangke Lembang. Pada arahannya, Emyati menjelaskan mengenai alasan pembentukan Standar Pengelolaan Koleksi Serah Simpan dan gambaran umum lainnya mengenai isi standar tersebut. “Penyusunan standar ini merupakan perwujudan amanat Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam (UU SSKCKR) dan Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 2021 tentang Peraturan Pelaksanaan UU SSKCKR yang mengamanahkan Perpusnas untuk menetapkan Standar Pengelolaan Koleksi Serah Simpan. Dalam penyusunannya, ternyata poin-poin standar ini beririsan dengan tupoksi dari beberapa unit kerja yang ada di Perpusnas, salah satunya adalah Pusat Preservasi dan Alih Media Bahan Perpustakaan. Oleh karena itu kami mengundang Bapak dan Ibu semua untuk sama-sama merumuskan standar ini agar bisa digunakan dengan maksimal di kemudian hari,” tuturnya.

Plt. Kepala Pusat Preservasi dan Alih Media Bahan Perpustakaan Mulatsih Susilorini menyambut baik penyusunan standar ini. Baginya, koordinasi antara DDPKP selaku penyusun dan unit kerja terkait memang sangat diperlukan agar tidak ada tumpang tindih atau pun hal lainnya yang tidak diperlukan di masa mendatang. Ia juga menyampaikan bahwa adanya usulan alih bentuk karya di dalam Standar Pengelolaan Koleksi Serah Simpan merupakan hal yang sangat baik karena saat ini Pusat Preservasi dan Alih Media Bahan Perpustakaan cukup mengalami kesulitan untuk melestarikan karya keluaran tahun-tahun lama (terlebih karya rekam analog).

Pada rapat ini hadir juga Koordinator Inventarisasi, Reproduksi, dan Alih Media dari Pusat Preservasi dan Alih Media Bahan Perpustakaan Wiratna Tritawirasta yang memberikan masukan dengan menjabarkan mengenai strategi preservasi karya digital. Wiratna menjelaskan secara ringkas mengenai tahapannya, seperti technology preservation, refreshing, migration, emulation, data archeology, dan analog backups. Tidak hanya itu, Wiratna juga memberikan masukan mengenai detail teknis penulisan Standar Pengelolaan Koleksi Serah Simpan.  

Di akhir pertemuan, para narasumber juga mengingatkan mengenai potensi penyimpan laman web (web archive) sebagai koleksi serah simpan. Mereka menyampaikan bahwa jika memang web archive akan dilakukan, maka bisa juga berkoordinasi dengan Kementerian terkait seperti Kementerian Komunikasi dan Informatika RI (Kemkominfo). Mereka juga menyampaikan mengenai teknis pelaksanaannya yang memerlukan pengecekan dan kesiapan infrastruktur dan maintenance yang terus menerus guna menghindari ancaman seperti malware.