Jakarta - Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Prajabatan merupakan kegiatan yang wajib diikuti oleh Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS). Kewajiban tersebut didukung dengan adanya Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara yang memuat bahwa Calon PNS wajib menjalankan percobaan. Percobaan yang dimaksud melalui proses pendidikan dan pelatihan terintegrasi untuk membangun moral, kejujuran, semangat, dan motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggung jawab, dan memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang.

Untuk mengatur terkait proses pendidikan dan pelatihan, Lembaga Administrasi Negara mengeluarkan Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor 12 Tahun 2018 tentang Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil. Peraturan tersebut menjelaskan bagaimana Pelatihan Dasar (Latsar) dilaksanakan dan tujuan yang hendak dicapai dari kegiatan Latsar tersebut. Setelah mengikuti Latsar, CPNS diharapkan dapat mengaktualisasikan dan menginternalisasikan nilai-nilai dasar PNS yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi.

Sebagai rangkaian kegiatan dari Latsar serta bagaimana CPNS mengaktualisasikan dan menginternalisasikan nilai-nilai dasar tersebut, CPNS wajib melaksanakan kegiatan aktualisasi. Salah satu bentuk kegiatan aktualisasi yang dilakukan oleh CPNS di lingkungan Direktorat Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan adalah Pemberkasan File Hasil Digitalisasi Surat Pengantar Koleksi dari Wajib Serah dengan Database Google Drive di Subkelompok Penerimaan Karya Cetak.

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, Perpustakaan Nasional Republik Indonesia memiliki 6 (enam) fungsi perpustakaan, salah satunya yaitu sebagai perpustakaan deposit. Perpustakaan Nasional (Perpusnas) sebagai perpustakaan deposit memiliki tugas dan fungsi untuk menghimpun dan melestarikan seluruh koleksi, baik dari terbitan yang ada di Indonesia maupun yang ada di luar negeri tentang Indonesia.

Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam merupakan payung hukum kegiatan deposit. Menurut peraturan tersebut, setiap penerbit wajib menyerahkan 2 (dua) eksemplar ke Perpusnas 1 (satu) eksemplar ke Perpustakaan Provinsi. Sedangkan untuk setiap produsen karya rekam wajib menyerahkan 1 (satu) salinan untuk karya rekam ke Perpusnas dan Perpustakaan Provinsi.

Kegiatan penyerahan koleksi dari wajib serah atau penerbit akan dibarengi dengan surat penyerahan atau surat pengantar yang berisi tentang penyerahan karya cetak, jumlah eksemplar yang diserahkan, judul karya cetak, ISBN, dan lain-lain. Surat pengantar tersebut akan menjadi bukti penyerahan karya cetak dari penerbit dan akan menjadi bahan pengawasan serah simpan karya cetak dan karya rekam. Surat pengantar tersebut akan dihimpun dan dikelola sebaik mungkin. Dalam pengelolaan tersebut, salah satunya yaitu dengan melakukan alih media atau digitalisasi, dengan melakukan digitalisasi arsip atau surat pengantar tersebut supaya memudahkan penemuan kembali. Selain itu, dengan menyimpannya di database Google Drive, surat pengantar tersebut dapat diakses di mana saja oleh orang yang berwenang mengaksesnya serta sebagai backup data. Untuk lebih memudahkan penemuan kembali file hasil digitalisasi perlu adanya pemberkasan.

Pemberkasan file hasil digitalisasi dilakukan dengan pengolahan surat pengantar terlebih dahulu, kemudian digitalisasi surat pengantar tersebut dengan memindai surat pengantar. Tahap pengolahan meliputi pemberian kode klasifikasi, pengelompokan berdasarkan bulan pembuatan surat pengantar, pengelompokan secara alfabetis, kemudian pencatatan surat pengantar tersebut supaya lebih terdata, dan terakhir digitalisasi.  Setelah pengolahan selesai, hasil file hasil digitalisasi juga perlu diberkaskan agar memudahkan penemuan kembali.

Pemberkasan dilakukan dengan melakukan rename atau pemberian nama ulang pada file hasil digitalisasi. dilakukan rename file hasil digitalisasi karena pada saat proses memindai nama file masih berupa “scan_no.urut scan”, dengan nama file yang seperti akan mempersulit dan memakan waktu lama untuk menemukan file tersebut. Rename file menggunakan format “[Nomor (sesuai urutan fisik surat yang telah diolah). Nama Penerbit]. Setelah rename selesai kemudian membuat folder Alfabet sebagai bentuk pemberkasan, file ditempatkan pada folder alfabet sesuai dengan huruf awal nama penerbit dan sesuai dengan pemberkasan pada fisik surat pengantar.

Saat penerimaan karya cetak, ternyata masih ada beberapa penerbit yang tidak menyertakan surat pengantar karya cetak. Selain tidak menyertakan surat pengantar, ada juga penerbit yang hanya menyertakan daftar karya cetak yang diserahkan, bon pengiriman, invoice, dan lain lain. Di masa mendatang diharapkan penerbit dapat menyertakan surat pengantar yang setidaknya memuat: kop, nomor surat, tanggal, daftar karya cetak yang diserahkan, dan tanda tangan. Mengingat surat pengantar tersebut merupakan bukti pengiriman karya cetak dan sebagai bahan pengawasan kepatuhan penyerahan karya cetak, sudah sepatutnya surat pengantar tersebut dikelola dengan baik.