Monday, 15 November 2021, 12:36 Dilihat 150 kali
Pemberkasan File Hasil Digitalisasi Surat Pengantar Koleksi dari Wajib Serah dengan Database Google Drive di Subkelompok Penerimaan Karya Cetak

Jakarta - Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Prajabatan merupakan kegiatan yang wajib diikuti oleh Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS). Kewajiban tersebut didukung dengan adanya Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara yang memuat bahwa Calon PNS wajib menjalankan percobaan. Percobaan yang dimaksud melalui proses pendidikan dan pelatihan terintegrasi untuk membangun moral, kejujuran, semangat, dan motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggung jawab, dan memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang.


Untuk mengatur terkait proses pendidikan dan pelatihan, Lembaga Administrasi Negara mengeluarkan Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor 12 Tahun 2018 tentang Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil. Peraturan tersebut menjelaskan bagaimana Pelatihan Dasar (Latsar) dilaksanakan dan tujuan yang hendak dicapai dari kegiatan Latsar tersebut. Setelah mengikuti Latsar, CPNS diharapkan dapat mengaktualisasikan dan menginternalisasikan nilai-nilai dasar PNS yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi.


Sebagai rangkaian kegiatan dari Latsar serta bagaimana CPNS mengaktualisasikan dan menginternalisasikan nilai-nilai dasar tersebut, CPNS wajib melaksanakan kegiatan aktualisasi. Salah satu bentuk kegiatan aktualisasi yang dilakukan oleh CPNS di lingkungan Direktorat Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan adalah Pemberkasan File Hasil Digitalisasi Surat Pengantar Koleksi dari Wajib Serah dengan Database Google Drive di Subkelompok Penerimaan Karya Cetak.


Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, Perpustakaan Nasional Republik Indonesia memiliki 6 (enam) fungsi perpustakaan, salah satunya yaitu sebagai perpustakaan deposit. Perpustakaan Nasional (Perpusnas) sebagai perpustakaan deposit memiliki tugas dan fungsi untuk menghimpun dan melestarikan seluruh koleksi, baik dari terbitan yang ada di Indonesia maupun yang ada di luar negeri tentang Indonesia.

 

Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam merupakan payung hukum kegiatan deposit. Menurut peraturan tersebut, setiap penerbit wajib menyerahkan 2 (dua) eksemplar ke Perpusnas 1 (satu) eksemplar ke Perpustakaan Provinsi. Sedangkan untuk setiap produsen karya rekam wajib menyerahkan 1 (satu) salinan untuk karya rekam ke Perpusnas dan Perpustakaan Provinsi.


Kegiatan penyerahan koleksi dari wajib serah atau penerbit akan dibarengi dengan surat penyerahan atau surat pengantar yang berisi tentang penyerahan karya cetak, jumlah eksemplar yang diserahkan, judul karya cetak, ISBN, dan lain-lain. Surat pengantar tersebut akan menjadi bukti penyerahan karya cetak dari penerbit dan akan menjadi bahan pengawasan serah simpan karya cetak dan karya rekam. Surat pengantar tersebut akan dihimpun dan dikelola sebaik mungkin. Dalam pengelolaan tersebut, salah satunya yaitu dengan melakukan alih media atau digitalisasi, dengan melakukan digitalisasi arsip atau surat pengantar tersebut supaya memudahkan penemuan kembali. Selain itu, dengan menyimpannya di database Google Drive, surat pengantar tersebut dapat diakses di mana saja oleh orang yang berwenang mengaksesnya serta sebagai backup data. Untuk lebih memudahkan penemuan kembali file hasil digitalisasi perlu adanya pemberkasan.


Pemberkasan file hasil digitalisasi dilakukan dengan pengolahan surat pengantar terlebih dahulu, kemudian digitalisasi surat pengantar tersebut dengan memindai surat pengantar. Tahap pengolahan meliputi pemberian kode klasifikasi, pengelompokan berdasarkan bulan pembuatan surat pengantar, pengelompokan secara alfabetis, kemudian pencatatan surat pengantar tersebut supaya lebih terdata, dan terakhir digitalisasi.  Setelah pengolahan selesai, hasil file hasil digitalisasi juga perlu diberkaskan agar memudahkan penemuan kembali.


Pemberkasan dilakukan dengan melakukan rename atau pemberian nama ulang pada file hasil digitalisasi. dilakukan rename file hasil digitalisasi karena pada saat proses memindai nama file masih berupa “scan_no.urut scan”, dengan nama file yang seperti akan mempersulit dan memakan waktu lama untuk menemukan file tersebut. Rename file menggunakan format “[Nomor (sesuai urutan fisik surat yang telah diolah). Nama Penerbit]. Setelah rename selesai kemudian membuat folder Alfabet sebagai bentuk pemberkasan, file ditempatkan pada folder alfabet sesuai dengan huruf awal nama penerbit dan sesuai dengan pemberkasan pada fisik surat pengantar.


Saat penerimaan karya cetak, ternyata masih ada beberapa penerbit yang tidak menyertakan surat pengantar karya cetak. Selain tidak menyertakan surat pengantar, ada juga penerbit yang hanya menyertakan daftar karya cetak yang diserahkan, bon pengiriman, invoice, dan lain lain. Di masa mendatang diharapkan penerbit dapat menyertakan surat pengantar yang setidaknya memuat: kop, nomor surat, tanggal, daftar karya cetak yang diserahkan, dan tanda tangan. Mengingat surat pengantar tersebut merupakan bukti pengiriman karya cetak dan sebagai bahan pengawasan kepatuhan penyerahan karya cetak, sudah sepatutnya surat pengantar tersebut dikelola dengan baik.

Penulis : Rizki Bustomi ()
Editor : Dedy Junaedhi Laisa ()
  Cari Berita

Berita Lainnya

Rapat Koordinasi Pertama Dewan Juri dan Panitia Subjek Transformasi Digital Kegiatan Pemilihan Buku (Pustaka) Terbaik 2023

Jakarta – Kamis, 08 Juni 2023, bertempat di ruang rapat Deputi 1, Gedung E Perpustakaan Nasional RI Salemba, untuk pertama kalinya para dewan juri dan tim panitia subjek pustaka Transformasi Digital melakukan rapat koordinasi, setelah sebelumnya bersama-sama dengan dewan juri dan tim panitia subjek lainnya mendapatkan arahan mengenai latar belakang, maksud dan tujuan serta mekanisme pelaksanaan kegiatan Pemilihan Buku (Pustaka) Terbaik Tahun 2023 dari Ibu Tatat Kurniawati, selaku Ketua Kelompok Pengelolaan KCKR (Deposit). Rapat koordinasi pertama kali ini hanya dihadiri oleh 3 orang juri dari 5 juri terpilih yang akan melakukan penilaian terhadap buku-buku koleksi hasil UU KCKR bersubjek Transformasi Digital. Tiga orang juri itu adalah :Dra. Prita Wulandari, M.M., M.Lib. selaku pakar perpustakaan, Yani Nurhadryani, S.Si., M.T., Ph.D selaku pakar subyek dari Institut Pertanian Bogor dan Dr. Usman Kansong, M.Si. selaku pakar subjek dari Kementerian Komunikasi dan Informatika. Sementara 2 orang juri lainnya yang berhalangan hadir secara onsite, namun menghadiri secara daring melalui Zoom Meeting yaitu Dony Setiawan, M.Pd selaku pakar bahasa dari Badan Bahasa, dan Prof. Dr. Ir. Richardus Eko Indrajit, M.Sc., MBA., MA., M.Phil., M.Si. selaku pakar subjek dari Universitas Indonesia. Selain dewan juri, selama kegiatan proses penilaian, nantinya setiap tim subjek juga akan didampingi oleh 1 orang pendamping yang merupakan Pustakawan Ahli Utama yang bertugas di  Perpustakaan Nasional RI. Untuk pendamping tim subjek Transformasi telah ditunjuk oleh panitia inti yaitu Ibu Dra. Woro Titi Haryanti, M.A.. Namun pada rapat koordinasi pertama kali ini, Ibu Woro juga berhalangan hadir.Rapat dibuka oleh Vincentia Dyah Kusumaningtyas selaku ketua tim panitia subjek Transformasi Digital, dengan penjelasan mengenai tujuan rapat koordinasi, yaitu untuk memilih, menilai kemudian menentukan 6 judul buku terbaik, yang telah diserahkan oleh para penerbit ke Perpustakaan Nasional RI, yang sesuai dengan kriteria dan persyaratan yang telah ditentukan, yang akan menjadi pemenang pada kegiatan ini melalui mekanisme penilaian yang telah ditentukan. Dibantu tim panitia subjek Transformasi Digital lainnya yang berjumlah 5 orang, para juri yang hadir akhirnya berhasil melakukan penyortiran buku yang awalnya berjumlah sebanyak 54 judul menjadi hanya 21 judul yang kemudian akan dinilai secara lebih mendalam oleh para juri. 

09 June 2023
Penulis : Juliarti ()
Editor : Admin ()
Focus Group Discussion tentang Karya Rekam Audio Visual Terkait Pelaksanaan UU No 13 Th. 2018 tentang SSKCKR

Merdeka Selatan, Jakarta – Telah dilakukan kegiatan Focus Group Discussion (FGD) tentang Karya Rekam Audio Visual terkait dengan RPP pelaksanaan Undang-Undang Nomor 13 tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak Karya Rekam, Jumat (11/10). Kegiatan FGD ini dihadiri oleh Kepala Direktorat Deposit Bahan Pustaka, Nurcahyono; Kepala Subdirektorat Deposit, Sri Marganingsih; Perwakilan KPI, KPID Jabar, TVRI, PPFI, Pusbangfilm dan LSF. FGD dibuka oleh Kepala Subdirektorat Deposit Sri Marganingsih dan dilanjutkan arahan oleh Kepala Direktorat Deposit Bahan Pustaka Nurcahyono. Kegiatan ini secara umum membahas mengenai hasil FGD yang telah dilaksanakan sebelumnya.Dalam FGD Agung Suprio (Perwakilan KPI) mengungkapkan bahwa pasal 45 dalam UU 32 tentang Penyiaran, bahan siaran wajib disimpan sekurang-kurangnya selama 1 tahun. Dengan begitu, pada dasarnya kelompok penyiaran setuju dengan hadirnya pemerintah dalam penyimpanan produk siaran karena dapat mengurangi cost pembelian storage. Selain itu Yani, mengemukakan UU No. 33 Tahun 2009 tentang Perfilman pasal 38 menerangkan bahwa pengarsipan film dapat bersifat organisasi, perorangan dan pemerintah yang saat ini di wujudkan oleh Perpusnas. Dalam Undang-undang tersebut disebutkan bahwa pelaku usaha harus menyerahkan kepada pusat pengarsipan film Indonesia sebanyak 1 copy, setahun setelah beredar. Beliau juga berpendapat sebaiknya Perpusnas menyimpan Film yang telah dinyatakan lulus sensor, kecuali film yang tidak dipertunjukkan secara umum. Selain itu juga beliau mengatakan “perlu membuat payung yang kuat dan besar, karena negara (Perpusnas) harus mampu memayungi semua kepentingan". Ahmad (Perwakilan LSF) juga mengatakan bahwa perlu adanya penyamaan presepsi mengenai arsip aktif dan inaktif. Selain itu, dalam pelaksanaan UU No. 13 Th. 2018 tentang SSKCR harus ada sesuatu yang memaksa dan pemberian sanksi dan perlu sinergitas antar lembaga agar terciptanya sadar serah dan produk hukum. Ahmad juga berpendapat bahwa melihat dari lapangan, perpusnas mampu untuk memfasilitasi karya rekam audio visual dalam hal storage dan preservasi.

11 October 2019
Penulis : Admin Deposit ()
Editor : ()
Rapat Rancangan Peraturan Pemerintah tentang Pelaksanaan Undang-undang no. 13 tahun 2018 di Hotel Aryaduta Jakarta

Jakarta - Rapat Naskah Urgensi dan Rancangan Peraturan Pemerintah tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 13 Tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam kembali dilakukan oleh Subdirektorat Deposit. Rapat kali ini dilakukan di Hotel Aryaduta Jakarta pada Senin, 9 September 2019. Rapat lanjutan ini dibuka oleh Nucahyono selaku Kepala Direktorat Deposit Bahan Pustaka dan dihadiri oleh pengurus inti IKAPI, perwakilan Komite Buku Nasional, perwakilan IKAPI DKI, Penggiat Literasi, dan perwakilan Penerbit.Wandi S. Brata perwakilan dari Gramedia menyoroti dari segi ekonomi, “Jika tidak ada manfaat ekonomis (dari sisi penerbit), ada baiknya wajib serah hanya mengirimkan karya digital dan nantinya akan diakomodasi oleh Perpusnas. Perpusnas diharapkan bisa membuat pendanaan lewat pendayagunaan karya deposit, layaknya di luar negeri. Selain itu Perpusnas harus bisa menjamin pelestarian, sehingga kalau penerbit sewaktu-waktu membutuhkan (untuk cetak kembali) mereka bisa datang langsung ke perpusnas.“ Secara umum rapat ini memperoleh masukan mengenai karya digital, karya digital untuk disabilitas, karya born digital, pembajakan, dan kesiapan perpusnas dalam  penerapan Undang-undang tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam (SSKCKR) ini. Dibahas juga mengenai penambahan pada pasal mengenai Penyerahan Karya Cetak dan Karya Rekam oleh Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. Terakhir Anton Kurnia dari Komite Buku Nasional berharap penerbit mendapatkan hak lain yang lebih substansial selain menyerahkan dan mendapatkan bukti penyerahan yaitu mendapat kopian terbaru apabila telah dialih media.

09 September 2019
Penulis : Admin Deposit ()
Editor : ()
Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2021 di Lingkungan Perpustakaan Nasional

Penulis : Catur Fitri WidiyawatiSelasa, 23 November 2021 menjadi hari istimewa bagi Direktorat Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan. Berdasarkan hasil Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2021 yang tertuang dalam Piagam Penghargaan Nomor : 1955/1/KTU.02.00/XI.2021, pengelolaan arsip internal Direktorat Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan mendapatkan  Kategori B “Baik” dengan nilai 68,71 dan ditetapkan sebagai Peringkat IV Unit Pengolah Kearsipan di Lingkungan Perpustakaan Nasional RI. Bertempat di ruang Direktur Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan, piagam penghargaan disampaikan langsung oleh Dewi Kartikasari selaku Kepala Sub Bagian TU Pimpinan, Kearsipan dan Protokol kepada Emyati Tangki Lembang selaku Direktur. Kegiatan pengawasan kearsipan internal ini dilaksanakan oleh Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan, Kearsipan dan Protokol sebagai bagian dari pembinaan kearsipan dengan merujuk pada Perka ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan. Pengawasan dilakukan terhadap 17 Unit Pengolah di lingkungan Perpustakaan Nasional, dimulai pada tanggal 18 Januari dan selesai pada tanggal 27 Januari 2021. Hasil pengawasan kearsipan internal ini telah diverifikasi oleh Tim Akreditasi ANRI secara langsung pada tanggal 13 Oktober 2021 bertempat di Hotel Ra Premiere Simatupang. Kompetensi sumber daya manusia kearsipan, jumlah pengelola, ketepatan pada aturan Tata Naskah Dinas, pemindahan arsip serta pemusnahan adalah sebagian dari poin-poin penilaian tim akreditasi.  Hasil pengawasan internal menetapkan 6 (enam) Unit Pengolah di Lingkungan Perpustakaan Nasional mendapatkan Kategori BB “sangat Baik” untuk Peringkat I dan B “Baik” untuk Peringkat II sampai VI. Rekapitulasi nilai pengawasan menunjukkan Peringkat I diberikan kepada Biro Sumber Daya dan Umum dengan pencapaian nilai 80,00. Secara berurutan, Peringkat II hingga VI diberikan kepada Inspektorat, Direktorat Standardisasi dan Akreditasi, Direktorat Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan, Pusat Pembinaan Pustakawan serta yang  terakhir Pusat Preservasi dan Alih Media Bahan Perpustakaan.  Expose hasil pengawasan internal oleh Unit Kearsipan I kepada seluruh pegawai diselenggarakan secara virtual melalui zoom meeting pada Selasa, 23 November 2021. Penghargaan terhadap pengelolaan kearsipan ini merupakan apresiasi Perpustakaan Nasional terhadap kinerja unit pengolah dalam menyelenggarakan tata kearsipan melalui manajemen yang baik, yakni dapat menjamin ketersediaan arsip yang memberikan kepuasan bagi pengguna (user) dan menjamin keselamatan arsip itu sendiri. Diharapkan pemberian penghargaan ini dapat menjadi penyemangat bagi unit pengolah lainnya di lingkungan Perpustakaan Nasional untuk selalu meningkatkan kinerja, kompetensi dan pada akhirnya mampu menjalin sinergi yang positif dengan semua unit pengolah demi kemajuan tata kelola kearsipan Perpustakaan Nasional.   

31 December 2021
Penulis : Catur Fitri Widiyawati ()
Editor : Afdini Rihlatul Mahmudah ()
WFH - Kelompok Pengelolaan dan Keamanan Data - 15042020

Terkait Surat Edaran Sekretaris Utama Perpustakaan Nasional RI Nomor 2866/2/KPG.10.00/III.2020 tentang perubahan atas Surat Edaran Sekretaris Utama Nomor. 2731/2/KPG.10.00/III.2020 tentang penyesuaian sistem kerja ASN dalam upaya pencegahan penyebaran Covid-19 di lingkungan Perpustakaan Nasional RI, maka pegawai yang memiliki tugas yang dapat dikerjakan di rumah, dapat menjalankan tugas kedinasan dengan bekerja di rumah.Pada 15 April 2020, Kelompok Pengelolaan dan Keamanan Data - Subdirektorat Deposit, telah melakukan penghimpunan metadata karya rekam digital tahun 2018 berupa Audio (MMI) sebanyak 700 cantuman. Penghimpunan metadata ini digunakan untuk perhitungan nilai asset  karya rekam digital ke DJKN dan untuk dasar pengisian field pada aplikasi e-deposit. Detail metadadata asset yang telah dihimpun, telah diunggah ke google drive subdirektorat depositKelompok Pengelolaan dan Keamanan Data juga tetap melakukan pengawasan dan uji coba terhadap pengembangan aplikasi e-deposit V.2 dan  interoperabilitas aplikasi penghimpun konten web milik Perpustakaan Nasional dengan http://garuda.ristekbrin.go.id/ melalui API.

15 April 2020
Penulis : Admin Deposit ()
Editor : ()
Peraturan Perpusnas Tentang Pengelolaan Hasil SSKCKR Dapat Menjadi Acuan Dalam Penyusunan Peraturan Gubernur Tentang SSKCKR

Mataram - Dalam rangka bertukar informasi dan pengetahuan seputar pengelolaan Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam (SS KCKR) Perpustakaan Nasional RI melalui Direktorat Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan mengadakan FGD dengan pengelola SS KCKR di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Nusa Tenggara Barat. Kegiatan tersebut dilakukan sebagai rangkaian acara Sosialisasi UU Nomor 13 Tahun 2018 tentang SS KCKR yang telah dilakukan pada hari sebelumnya (1/2/2023). Pada kesempatan kali ini, pengelola SS KCKR provinsi memaparkan kegiatan pengelolaan Koleksi Serah Simpan yang telah dilaksanakan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Nusa Tenggara Barat. Berdasarkan materi paparan yang disampaikan, dapat diketahui bahwa Koleksi Serah Simpan tidak hanya didapat dari kegiatan Hunting koleksi ke pengarang, penerbit, dan Lembaga Pemerintahan serta swasta. tetapi juga didapat dari pembelian. Koleksi serah simpan KCKR berasal dari pembelian tidak sesui dengan amahah undang undang dimana penerbit dan pengusaha karya rekam wajib untuk menyerahkan secara sukarela ke Perpustakaan Provinsi sebanyak 1 eks dan ke Perpusnas sebanyak 2 eks untuk setiap judul karya cetak. Hingga saat ini, Koleksi Serah Simpan yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Nusa Tenggara Barat sudah sejumlah 11.283 judul, 19.239 eksemplar. Secara umum, Koleksi Serah Simpan yang ada di Dinas Perpustakan dan Kearsipan Nusa Tenggara Barat masih berupa Karya Cetak. Hal ini terjadi karena Penerbit atau Produsen Karya Rekam belum yang menyerahkan karya rekamnya. Harapannya, Perpustakaan Nasional RI dapat lebih mengarahkan; mengimbau Penerbit untuk menyerahkan Karya Rekam yang dimiliki tidak hanya ke Perpustakaan Nasional tetapi juga ke Dinas Perpustakaan Provinsi, karena berdasarkan temuan di lapangan, kebanyakan penerbit lebih cenderung untuk menyerahkan karya-karyanya ke Perpustakaan Nasional RI. Selain pemaparan materi mengenai Pengelolaan SS KCKR, disampaikan pula pemaparan mengenai Peraturan Perpustakaan Nasional RI Nomor 8 Tahun 2022 tentang Standar Pengelolaan Koleksi Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam. Paparan materi tersebut disampaikan oleh perwakilan tim Perpustakaan Nasional RI, Gibran Bima Ghafara, S.H. Dalam paparan tersebut disampaikan bahwa “peraturan tersebut merupakan standar yang diterapkan di Perpustakaan Nasional, bagi Provinsi dapat membuat Peraturan Gubernur yang disesuaikan dengan kondisi yang ada di Provinsi”. Sebagai penutup, H. Mahdi, S.H., M.H selaku Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Nusa Tenggara Barat mengatakan bahwa kegiatan diskusi ini merupakan wadah untuk menyamakan persepsi pengelolaan SS KCKR antara Perpustakaan Nasional RI dan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Nusa Tenggara Barat. 

14 February 2023
Penulis : Gibran Bima Ghafara ()
Editor : Suci Indrawati Irwan ()