Penulis : Rizki Bustomi
Editor : Dedy Junaedhi Laisa
Jakarta - Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Prajabatan merupakan kegiatan yang
wajib diikuti oleh Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS). Kewajiban tersebut
didukung dengan adanya Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara yang memuat bahwa Calon PNS wajib menjalankan
percobaan. Percobaan yang dimaksud melalui proses pendidikan dan pelatihan terintegrasi
untuk membangun moral, kejujuran, semangat, dan motivasi nasionalisme dan
kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggung jawab, dan
memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang.
Untuk mengatur terkait proses pendidikan dan pelatihan, Lembaga Administrasi Negara mengeluarkan Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor 12 Tahun 2018 tentang Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil. Peraturan tersebut menjelaskan bagaimana Pelatihan Dasar (Latsar) dilaksanakan dan tujuan yang hendak dicapai dari kegiatan Latsar tersebut. Setelah mengikuti Latsar, CPNS diharapkan dapat mengaktualisasikan dan menginternalisasikan nilai-nilai dasar PNS yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi.
Sebagai rangkaian kegiatan dari Latsar serta bagaimana CPNS mengaktualisasikan dan menginternalisasikan nilai-nilai dasar tersebut, CPNS wajib melaksanakan kegiatan aktualisasi. Salah satu bentuk kegiatan aktualisasi yang dilakukan oleh CPNS di lingkungan Direktorat Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan adalah Pemberkasan File Hasil Digitalisasi Surat Pengantar Koleksi dari Wajib Serah dengan Database Google Drive di Subkelompok Penerimaan Karya Cetak.
Menurut
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, Perpustakaan Nasional
Republik Indonesia memiliki 6 (enam) fungsi perpustakaan, salah satunya yaitu sebagai perpustakaan deposit.
Perpustakaan Nasional (Perpusnas) sebagai perpustakaan deposit memiliki tugas dan fungsi untuk menghimpun
dan melestarikan seluruh koleksi,
baik dari terbitan yang ada di Indonesia maupun yang
ada di luar negeri tentang Indonesia.
Undang-Undang
Nomor 13 Tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam merupakan
payung hukum kegiatan deposit. Menurut peraturan tersebut, setiap penerbit
wajib menyerahkan 2 (dua) eksemplar ke Perpusnas 1 (satu) eksemplar ke Perpustakaan Provinsi. Sedangkan untuk setiap produsen
karya rekam wajib menyerahkan 1 (satu) salinan untuk karya rekam ke Perpusnas dan Perpustakaan Provinsi.
Kegiatan
penyerahan koleksi dari wajib serah atau penerbit akan dibarengi dengan surat
penyerahan atau surat pengantar yang berisi tentang penyerahan karya cetak, jumlah eksemplar yang diserahkan,
judul karya cetak, ISBN, dan lain-lain. Surat pengantar tersebut akan menjadi
bukti penyerahan karya cetak dari penerbit dan akan menjadi bahan pengawasan
serah simpan karya cetak dan karya rekam. Surat pengantar tersebut akan dihimpun dan dikelola sebaik
mungkin. Dalam pengelolaan tersebut, salah satunya yaitu dengan melakukan alih
media atau digitalisasi, dengan melakukan digitalisasi arsip atau surat
pengantar tersebut supaya memudahkan penemuan kembali. Selain itu, dengan
menyimpannya di database Google Drive, surat pengantar tersebut
dapat diakses di mana saja oleh orang yang berwenang mengaksesnya serta sebagai backup
data. Untuk lebih memudahkan penemuan kembali file hasil digitalisasi
perlu adanya pemberkasan.
Pemberkasan
file hasil digitalisasi dilakukan dengan pengolahan surat pengantar
terlebih dahulu, kemudian digitalisasi surat pengantar tersebut dengan memindai surat pengantar. Tahap
pengolahan meliputi pemberian kode klasifikasi, pengelompokan berdasarkan bulan
pembuatan surat pengantar, pengelompokan secara alfabetis, kemudian pencatatan
surat pengantar tersebut supaya lebih terdata, dan terakhir digitalisasi.
Setelah pengolahan selesai, hasil file hasil digitalisasi juga perlu
diberkaskan agar memudahkan penemuan kembali.
Pemberkasan
dilakukan dengan melakukan rename atau pemberian nama ulang pada file
hasil digitalisasi. dilakukan rename file hasil digitalisasi karena pada
saat proses memindai nama file masih berupa “scan_no.urut scan”, dengan nama file
yang seperti akan mempersulit dan memakan waktu lama untuk menemukan file
tersebut. Rename file menggunakan format “[Nomor (sesuai urutan fisik
surat yang telah diolah). Nama Penerbit]. Setelah rename selesai
kemudian membuat folder Alfabet sebagai bentuk pemberkasan, file
ditempatkan pada folder alfabet sesuai dengan huruf awal nama penerbit
dan sesuai dengan pemberkasan pada fisik surat pengantar.
Saat
penerimaan karya cetak, ternyata masih ada beberapa penerbit yang tidak
menyertakan surat pengantar karya cetak. Selain tidak menyertakan surat
pengantar, ada juga penerbit yang hanya menyertakan daftar karya cetak yang
diserahkan, bon pengiriman, invoice, dan lain lain. Di masa mendatang diharapkan
penerbit dapat menyertakan surat pengantar yang setidaknya memuat: kop, nomor surat, tanggal, daftar karya cetak yang
diserahkan, dan tanda tangan. Mengingat surat pengantar tersebut merupakan bukti pengiriman karya
cetak dan sebagai bahan pengawasan kepatuhan penyerahan karya cetak, sudah
sepatutnya surat pengantar tersebut dikelola dengan baik.
Berita
Berita
Berita
Berita
Berita
Berita
