Salemba, Jakarta – Subdirektorat
Deposit melaksanakan sharing session kerja
sama deposit (audio Visual) dengan TVRI yang dihadiri oleh Kepala Subdirektorat
Deposit, Sri Marganingsih dengan Kasie Dokumentasi & Kepustakaan TVRI,
Ahmad Rohim, Rabu (9/10). Pertemuan diawali dengan pengenalan Perpustakaan
Nasional ke perwakilan TVRI.
Menurut Ahmad Rohim setidaknya
terdapat lebih dari 200.000 arsip video visual yang ada di TVRI dimana pihak
TVRI berniat untuk mempelajari cara pengelolaan sesuai dengan SOP yang berlaku.
Selain itu pihak TVRI ingin membantu Perpusnas dalam men-supply arsip (karya) audio visual. Sehingga, dapat
terjadi kerja sama dalam membangun kesadaran arsip ke masyarakat.
Menanggapi hal tersebut Kepala
Subdirektorat Deposit, Sri Marganingsih mengapresiasi dukungan dari pihak TVRI.
Beliau mengatakan “Perpusnas belum mengadakan kerja sama dalam penghimpunan
karya audio visual. Padahal ada cukup banyak Badan/ Lembaga yang berkaitan dan
(sebenarnya dapat) saling mendukung. Sehingga, kedepan harapannya dapat
bersama-sama melakukan sharing untuk
lebih memperjelas peran masing-masing”. Selain itu beliau juga mengungkapan
jika memang belum memungkinkan untuk melakukan penyerahan karya audio visual,
kedepannya kedua pihak dapat melakukan jejaring, seperti sharing metadata, rujuk lokasi, maupun keseragaman aplikasi.
Ditayangkan live tanggal 24 Juli 2018 [Source: Perpustakaan Nasional RI]Penandatanganan MOU antara Kementerian PAN-RB dan Perpustakaan Nasional RIPenandatanganan MOU antara Perpustakaan Nasional RI dan ASIRI, Yayasan Irama Nusantara dan Balai Pustaka
Penulis : Catur Fitri WidiyawatiSelasa, 23 November 2021 menjadi hari istimewa bagi Direktorat Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan. Berdasarkan hasil Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2021 yang tertuang dalam Piagam Penghargaan Nomor : 1955/1/KTU.02.00/XI.2021, pengelolaan arsip internal Direktorat Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan mendapatkan Kategori B “Baik” dengan nilai 68,71 dan ditetapkan sebagai Peringkat IV Unit Pengolah Kearsipan di Lingkungan Perpustakaan Nasional RI. Bertempat di ruang Direktur Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan, piagam penghargaan disampaikan langsung oleh Dewi Kartikasari selaku Kepala Sub Bagian TU Pimpinan, Kearsipan dan Protokol kepada Emyati Tangki Lembang selaku Direktur. Kegiatan pengawasan kearsipan internal ini dilaksanakan oleh Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan, Kearsipan dan Protokol sebagai bagian dari pembinaan kearsipan dengan merujuk pada Perka ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan. Pengawasan dilakukan terhadap 17 Unit Pengolah di lingkungan Perpustakaan Nasional, dimulai pada tanggal 18 Januari dan selesai pada tanggal 27 Januari 2021. Hasil pengawasan kearsipan internal ini telah diverifikasi oleh Tim Akreditasi ANRI secara langsung pada tanggal 13 Oktober 2021 bertempat di Hotel Ra Premiere Simatupang. Kompetensi sumber daya manusia kearsipan, jumlah pengelola, ketepatan pada aturan Tata Naskah Dinas, pemindahan arsip serta pemusnahan adalah sebagian dari poin-poin penilaian tim akreditasi. Hasil pengawasan internal menetapkan 6 (enam) Unit Pengolah di Lingkungan Perpustakaan Nasional mendapatkan Kategori BB “sangat Baik” untuk Peringkat I dan B “Baik” untuk Peringkat II sampai VI. Rekapitulasi nilai pengawasan menunjukkan Peringkat I diberikan kepada Biro Sumber Daya dan Umum dengan pencapaian nilai 80,00. Secara berurutan, Peringkat II hingga VI diberikan kepada Inspektorat, Direktorat Standardisasi dan Akreditasi, Direktorat Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan, Pusat Pembinaan Pustakawan serta yang terakhir Pusat Preservasi dan Alih Media Bahan Perpustakaan. Expose hasil pengawasan internal oleh Unit Kearsipan I kepada seluruh pegawai diselenggarakan secara virtual melalui zoom meeting pada Selasa, 23 November 2021. Penghargaan terhadap pengelolaan kearsipan ini merupakan apresiasi Perpustakaan Nasional terhadap kinerja unit pengolah dalam menyelenggarakan tata kearsipan melalui manajemen yang baik, yakni dapat menjamin ketersediaan arsip yang memberikan kepuasan bagi pengguna (user) dan menjamin keselamatan arsip itu sendiri. Diharapkan pemberian penghargaan ini dapat menjadi penyemangat bagi unit pengolah lainnya di lingkungan Perpustakaan Nasional untuk selalu meningkatkan kinerja, kompetensi dan pada akhirnya mampu menjalin sinergi yang positif dengan semua unit pengolah demi kemajuan tata kelola kearsipan Perpustakaan Nasional.
Jakarta - Perpustakaan Nasional RI (Perpusnas) mulai menerapkan aplikasi e-kinerja yang manfaatnya antara lain terkait dengan implementasi kewajiban kementerian/lembaga untuk menunjukkan kinerjanya sebagaimana diatur dalam PP No. 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah.Pada bulan Juni lalu, Perpusnas telah mengadakan sosialisasi pengukuran kinerja melalui e-kinerja secara daring dan luring yang dihadiri oleh seluruh pegawai di lingkungan Perpusnas. Berdasarkan masukan dari Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan Jasa Informasi Ofy Sofiana, perlu dilakukan pelatihan untuk menginput data pada aplikasi e-kinerja sebagai tindak lanjut sosialisasi tersebut. Pada hari Kamis, 15 Juli 2021, Direktorat Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan menyelenggarakan kegiatan simulasi secara daring yang ditujukan bagi pegawai di lingkungan Kelompok Pengembangan Koleksi Perpustakaan guna memantapkan tata cara penginputan data di aplikasi e-kinerja. Kegiatan ini dipandu oleh dua narasumber dari Kelompok Pengembangan Koleksi Perpustakaan yaitu Yulianah dan Zaskia Iin Suryani. Dalam kegiatan simulasi secara daring ini dijelaskan beberapa tahap penginputan data dengan cara yang sederhana dan mudah dipahami. Simulasi ini diharapkan mampu memfasilitasi pegawai yang kesulitan dalam melakukan penginputan data. Antusiasme pegawai sangat terlihat dengan adanya beberapa permintaan praktik langsung melalui share screen pada aplikasi zoom untuk mengetahui tingkat kepahaman terkait simulasi yang diberikan. Kegiatan yang berlangsung dari pukul 09.00 – 12.00 WIB ini diakhiri dengan penutupan oleh Direktur Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Emyati Tangke Lembang. Dalam kesempatan tersebut, Emyati mengucapkan terima kasih atas partisipasi dan perhatian seluruh pegawai Kelompok Pengembangan Koleksi Perpustakaan dalam rangka mewujudkan penerapan aplikasi e-kinerja. Emyati juga mengharapkan pegawai dapat melaksanakan kegiatan harian yang sesuai dengan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) dan membagi waktu dengan kegiatan di luar tupoksi masing-masing pegawai.
Jakarta - Kepatuhan serah simpan berkaitan dengan pelaksanaan UU No. 13 Tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam (UU SSKCKR). Dalam UU ini, setiap penerbit wajib menyerahkan 2 (dua) eksemplar dari setiap judul karya cetak kepada Perpustakaan Nasional RI (Perpusnas) dan 1 (satu) eksemplar pada perpustakaan provinsi tempat domisili penerbit. Dalam UU ini juga dinyatakan bahwa setiap produsen karya rekam wajib menyerahkan 1 (satu) salinan rekaman dari setiap judul karya rekam yang berisi nilai sejarah, budaya, pendidikan, dan ilmu pengetahuan dan teknologi kepada Perpusnas dan 1 (satu) salinan kepada perpustakaan provinsi tempat domisili produsen karya rekam. Target Kinerja Direktorat Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan pada tahun 2020 untuk persentase peningkatan jumlah koleksi KCKR yang terhimpun adalah sebesar 5% dengan jumlah penghimpunan KCKR sebanyak 350.000 eksemplar. Berdasarkan pelaksanaan kegiatan selama tahun 2020, KCKR yang berhasil dihimpun adalah sebanyak 420.000 eksemplar. Apabila capaian tersebut dibandingkan dengan penghimpunan KCKR pada tahun 2019 yaitu sebanyak 396.198 eksemplar, maka penghimpunan KCKR pada tahun 2020 mengalami kenaikan dengan persentase realisasi sebesar 6,01%. Penghimpunan KCKR oleh Perpusnas sejak tahun 1990 sampai dengan tahun 2020 mencapai 2.270.798 eksemplar. KCKR yang dihimpun terdiri dari karya cetak sejumlah 1.1422.898 eksemplar, karya rekam yang terdiri atas karya rekam analog dan digital sejumlah 792.255 eksemplar, dan karya jenis Perserikatan Bangsa-Bangsa/Terbitan Internasional-Regional (PBB/TIR) sejumlah 55.645 eksemplar. Koleksi karya cetak mendominasi pencapaian penghimpunan KCKR. Bahan perpustakaan jenis karya cetak yang dihimpun antara lain koleksi monograf, koleksi serial, literatur kelabu (grey literature), dan peta. Koleksi karya rekam terdiri atas koleksi karya rekam analog yang berupa CD, VCD, DVD, dan CD-ROM. Koleksi karya rekam yang lain adalah koleksi karya rekam digital yang terdiri atas buku digital, musik digital, dan koleksi jurnal. Koleksi PBB/TIR adalah koleksi yang dikirim oleh Badan Perserikatan Bangsa-Bangsa dan lembaga luar negeri. Mulai tahun 2020, Direktorat Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan tidak lagi menghimpun koleksi PBB/TIR. Secara umum target kinerja penghimpunan KCKR yang tertuang dalam manual Indikator Kinerja Utama Direktorat Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan telah tercapai, namun dari fenomena ini meninggalkan beberapa catatan terkait dengan tingkat kepatuhan penerbit dan pengusaha rekaman dalam melaksanakan UU SSKCKR. Data kepatuhan serah simpan penerbit dan pengusaha rekaman dalam melaksanakan serah simpan pada tahun 2020 menunjukkan level belum patuh. Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LKIP) Direktorat Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Tahun 2020 memperlihatkan bahwa setidaknya ada dua faktor yang memengaruhi rendahnya tingkat kepatuhan penerbit yaitu: a. Implementasi UU SSKCKR belum maksimalSaat ini tingkat kepatuhan penerbit dan produsen karya rekam pelaksana UU SSKCKR masih berada dalam level belum patuh. Level belum patuh diperoleh dengan membandingkan antara jumlah potensi terbitan dari seluruh penerbit dan produsen karya rekam yang ada di Indonesia dengan jumlah pelaksana UU SSKCKR. b. Pelaksanaan sanksi administratif yang belum terlaksanaSebagai sebuah produk hukum yang di dalamnya memuat hak dan kewajiban, UU SSKCKR memberikan sanksi-sanksi kepada penerbit dan pengusaha rekaman yang tidak patuh melaksanakan UU ini. Sebagaimana diatur dalam Pasal 7 dan Pasal 8, penerbit dan pengusaha rekaman yang tidak melaksanakan dikenai sanksi administratif berupa: a. teguran tertulis; b. pembekuan kegiatan usaha; dan/atau c. pencabutan izin.Sanksi administratif diberikan atas rekomendasi dari Perpusnas atau perpustakaan provinsi. Sejak UU SSKCKR ini disahkan, Perpusnas belum pernah menegakkan sanksi administratif tersebut kepada penerbit dan pengusaha rekaman. Rekomendasi pemberian sanksi administratif seyogyanya menjadikan para penerbit dan pengusaha rekaman patuh melaksanakan UU SSKCKR. Data Kepatuhan Serah Simpan Provinsi IndonesiaBerdasarkan data kepatuhan serah simpan Indonesia yang berasal dari pangkalan data pengelolaan data KCKR yang digunakan Perpusnas dalam aplikasi Inlis, dapat ditelaah faktor-faktor yang memengaruhi rendahnya tingkat kepatuhan penerbit. Data yang diambil menggunakan durasi data dari 1 Januari 2020 sampai dengan 2 Maret 2021. Sebagaimana disebutkan di atas, jumlah KCKR yang berhasil dihimpun Perpusnas pada tahun 2020 adalah sejumlah 420.000 eksemplar dan dapat dijelaskan pada tabel berikut. KCKR Item Eksemplar Rekam Analog 153 213 Monograf 54.688 112.669 Surat Kabar 20 2077 Peta 21 42 Atlas 31 61 Majalah 98 647 Laporan 23 136 Buletin 22 98 Grey Literature 4.886 8.283 Tabloid 5 37 Jurnal Cetak 83 203 Rekam Digital 295.534 295.534 Pada tabel di atas terlihat semakin banyak koleksi karya rekam digital yang berhasil dihimpun dengan jumlah 295.534 eksemplar. Koleksi terbanyak kedua adalah koleksi karya cetak yang terdiri atas bentuk monograf, surat kabar, peta, dan atlas. Koleksi karya cetak yang lain adalah majalah, laporan, buletin, grey literature, tabloid, dan jurnal cetak yang menyumbang angka 59.877 judul dan 124.253 eksemplar. Pada tabel tersebut terlihat penghimpunan koleksi rekam analog yang berupa CD, VCD, DVD, dan CD-ROM menunjukkan angka yang relative kecil, yaitu hanya sejumlah 153 judul dan 213 eksemplar. Kondisi ini memang menunjukkan semakin jarangnya perusahaan rekaman yang memproduksi karya dalam bentuk analog dan beralih ke bentuk elektronik dan digital. Pada tahun 2020 SSKCKR dilaksanakan oleh pelaksana serah (penerbit dan produsen karya rekam) dengan total sejumlah 2.697 pelaksana serah. Para pelaksana serah ini berasal dari seluruh wilayah Indonesia yang terdiri dari 34 provinsi. Dengan diwakilinya pelaksana serah dari setiap provinsi menunjukan jika UU SSKCKR telah tersosialisasikan di seluruh provinsi yang ada di Indonesia. Tingkat kepatuhan pelaksana serah di seluruh provinsi Indonesia tahun 2020 adalah sebesar 39,1. Hal ini dihasilkan dari penghitungan KCKR yang diserahkan ke Perpusnas dibagi dengan seluruh jumlah karya cetak/rekam yang seharusnya didepositkan. Untuk karya monograf ber-ISBN dilakukan dengan membandingkan total judul ISBN yang diminta pada tahun 2020 dengan total buku ber-ISBN yang didepositkan. Untuk koleksi serial seperti surat kabar, majalah, bulletin, dan jurnal dengan cara membandingkan berapa kali koleksi tersebut terbit pada tahun 2020 dengan jumlah koleksi tahun 2020 yang diserahkan ke Perpusnas. Provinsi dengan Kepatuhan Serah Simpan TertinggiData kepatuhan serah simpan tahun 2020 menunjukkan provinsi Kalimantan Barat menduduki peringkat tertinggi kepatuhan serah simpan dengan jumlah 58,7 dari 13 pelaksana serah. Kemudian disusul oleh provinsi Sulawesi Tenggara dengan nilai kepatuhan 54,7 dari 17 pelaksana serah. Tabel berikut memperlihatkan 10 provinsi dengan nilai kepatuhan tertinggi. No. Provinsi Jumlah Pelaksana Serah Kepatuhan 1 Kalimantan Barat 13 58,7 2 Sulawesi Tenggara 17 54,7 3 Gorontalo 9 53,5 4 Jambi 19 53,0 5 Sumatera Selatan 30 51,6 6 Papua Barat 5 50,0 7 Papua 4 50,0 8 Riau 33 49,2 9 Kalimantan Utara 4 48,3 10 Banten 89 46,3 Berdasarkan data di atas, secara umum dapat disimpulkan jika provinsi yang memiliki nilai kepatuhan tinggi berasal dari luar Pulau Jawa. Hanya satu provinsi yang mewakili Pulau Jawa, yaitu Provinsi Banten yang menduduki tingkat kepatuhan tertinggi nomor 10 dengan jumlah 46,3 dengan pelaksana serah sebanyak 89. Fenomena ini memberikan data jika pelaksana serah yang memiliki kepatuhan tinggi tidak serta merta berasal dari provinsi yang dekat dengan Jakarta sebagai tempat melaksanakan serah simpan. Provinsi dengan jarak yang sangat jauh seperti Papua dan Papua Barat pun mencatatkan diri sebagai provinsi yang memiliki kepatuhan serah simpan cukup tinggi. Provinsi dengan Kepatuhan Serah Simpan TerendahDalam berbagai program sosialisasi UU SSKCKR, Perpusnas mendapatkan banyak masukan untuk memberikan subsidi pendanaan untuk pengiriman koleksi deposit pelaksana serah dari provinsi-provinsi yang jauh dari Jakarta. Dalam koridor UU SSKCKR, hal ini menjadi usulan yang akhirnya tidak disetujui oleh DPR. Pendanaan yang berkaitan dengan biaya pengiriman koleksi serah simpan ke Jakarta menjadi tanggung jawab penuh para pelaksana serah. Data kepatuhan serah simpan menunjukkan jika masalah jauhnya jarak memengaruhi tingkat kepatuhan para pelaksana serah. Data kepatuhan menunjukan provinsi-provinsi dengan tingkat kepatuhan rendah didominasi oleh provinsi yang jauh dari Pulau Jawa seperti Maluku, Sulawesi Barat, dan Nusa Tenggara Timur. Data provinsi dengan kepatuhan serah simpan terendah tergambar pada tabel berikut ini. No. Provinsi Jumlah Pelaksana Serah Kepatuhan 1 Maluku 7 14,0 2 Kalimantan Tengah 25 24,2 3 Sulawesi Barat 9 24,4 4 Nusa Tenggara Timur 15 25,0 5 Maluku Utara 6 25,0 6 Bali 44 30,1 7 Sulawesi Tengah 7 30,3 8 Sulawesi Utara 9 30,6 9 Bengkulu 17 32,0 10 Sumatera Barat 49 32,6 Provinsi dengan Pelaksana Serah TertinggiData kepatuhan serah simpan tahun 2020 menunjukkan bahwa Provinsi DKI Jakarta, Jawa Barat, dan Jawa Timur menduduki peringkat tertinggi dari segi jumlah pelaksana serah. DKI Jakarta memiliki sejumlah 613 penerbit dan produsen karya rekam yang melaksanakan kewajiban serah simpan UU SSKCKR. Banyaknya pelaksana serah ini tidak diikuti oleh tingkat kepatuhan serah simpannya. Nilai kepatuhan serah simpan Provinsi DKI Jakarta berada dibawah rata-rata nilai kepatuhan serah simpan nasional yang hanya berada pada tingkat 38,1. Sementara itu Provinsi Jawa Barat dan Jawa Timur memiliki nilai kepatuhan serah simpan satu angka di atas nilai rata-rata nasional. Hal ini menjadi catatan tersendiri bagi semua pihak untuk melakukan usaha-usaha yang lebih gigih dalam menarik kemauan pelaksana serah di Pulau Jawa agar lebih tertib melaksanakan kewajiban SSKCKR. Jumlah provinsi dengan jumlah pelaksana serah terbanyak dan nilai kepatuhannya digambarkan pada tabel berikut. No. Provinsi Jumlah Pelaksana Serah Kepatuhan 1 DKI Jakarta 613 38,1 2 Jawa Barat 415 40,0 3 Jawa Timur 353 40,1 4 DIY 312 43,8 5 Jawa Tengah 302 38,1 6 Banten 89 46,3 7 Sumatera Utara 66 33,6 8 Sulawesi Selatan 57 39,6 9 Sumatera Barat 49 32,6 10 Bali 44 30,1 KesimpulanSetelah membaca dan menganalisis data kepatuhan serah simpan Indonesia, dapat ditarik kesimpulan bahwa tingkat kepatuhan serah simpan pelaksana serah Indonesia masih rendah dengan nilai 39,1. Nilai ini belum ideal bagi target penghimpunan koleksi deposit Perpusnas. Nilai kepatuhan serah simpan bisa dijadikan sebagai landasan penghimpunan KCKR tahun berikutnya dengan melakukan peningkatan jumlah per tahunnya dalam tahun Renstra 2020-2024.Data kepatuhan serah simpan tahun 2020 juga mengindikasikan bahwa Perpusnas terus mensosialisasikan UU SSKCKR dengan tujuan membangun kesadaran mengenai pentingnya pelaksanaan serah simpan. Pentingnya UU SSKCKR bagi perkembangan ilmu pengetahuan Indonesia dan upaya pelestarian karya cetak dan karya rekam bagi generasi yang akan datang harus terus digalakkan dan disebarluaskan dalam rangka membentuk kesadaran kolektif masyarakat Indonesia akan pentingnya penyerahan karya ke Perpusnas.
Terkait Surat Edaran Sekretaris Utama Perpustakaan Nasional RI Nomor. 2731/2/KPG.10.00/III.2020 tentang tindak lanjut upaya pencegahan penyebaran COVID-19 di lingkungan Perpustakaan Nasional RI, maka pegawai yang memiliki tugas yang dapat dikerjakan di rumah, dapat menjalankan tugas kedinasan, dengan bekerja di rumah.Pada 30 Maret 2020, Kelompok Pengelolaan dan Keamanan Data - Subdirektorat Deposit, telah melakukan penghimpunan metadata karya rekam digital tahun 2018 berupa surat kabar sebanyak 600 cantuman. Penghimpunan metadata ini digunakan untuk perhitungan nilai asset karya rekam digital ke DJKN dan untuk dasar pengisian field pada aplikasi e-deposit. Detail metadadata asset yang telah dihimpun, telah diunggah ke google drive subdirektorat depositKelompok Pengelolaan dan Keamanan Data juga tetap melakukan pengawasan dan uji coba terhadap pengembangan aplikasi e-deposit V.2 dan interoperabilitas aplikasi penghimpun konten web milik Perpustakaan Nasional dengan http://garuda.ristekbrin.go.id/ melalui API.
Berdasarkan Surat Edaran Nomor 3250/2/KPG.10.00/V.2020 tentang perubahan Surat Edaran Nomor 3041/2/KPG.10.00/IV/2020 tentang penyesuaian sistem kerja ASN dalam upaya pencegahan penyebaran COVID-19 di lingkungan Perpustakaan Nasional RI, maka pegawai yang memiliki tugas yang dapat dikerjakan di rumah, dapat menjalankan tugas kedinasan dengan bekerja di rumah.Pada 27 Mei 2020, Kelompok Pengelolaan dan Keamanan Data - Subdirektorat Deposit, telah melakukan penghimpunan metadata karya rekam digital tahun 2018 berupa Audio (ASIRI) sebanyak 700 cantuman. Penghimpunan metadata ini digunakan untuk perhitungan nilai asset karya rekam digital ke DJKN dan untuk dasar pengisian field pada aplikasi e-deposit. Detail metadadata asset yang telah dihimpun, telah diunggah ke google drive subdirektorat deposit.Kelompok Pengelolaan dan Keamanan Data juga tetap melakukan pengawasan dan uji coba terhadap pengembangan aplikasi e-deposit V.2 dan interoperabilitas aplikasi penghimpun konten web milik Perpustakaan Nasional dengan http://garuda.ristekbrin.go.id/ melalui API.